Ein Erfahrungsbericht eines erfahrenen Personalprofis

In diesem Erfahrungsbericht schildert Konrad Struller, Personalexperte mit über 40 Jahren Erfahrung, wie eine kleine Organisation durch gezielte Analyse, klare HR-Strukturen und das richtige Mindset nicht nur professioneller, sondern auch zukunftsfähiger wurde:

Kleineres Unternehmen – kurze Wege – schnelle Entscheidung…

Das sind die Merkmale, die kleine Einheiten auszeichnen und oftmals ausschlaggebend bei der Arbeitgeberwahl sind.

Mitte 2024 erhielt ich einen Anruf eines CEO, der um Unterstützung für seine Personalthemen bat.

Seine Themenliste enthielt u.a. Recruiting, Entgeltstruktur, Arbeitszeitregelungen, Verträge und deren Grundlagen, Onboarding, Personalmarketing, Kommunikation sowie Feedback. Diese Themen wurden in der Vergangenheit meistens alle beim CEO adressiert, wie zum Beispiel Detailregelungen für Überstunden vom Wochenende davor. Ein Großteil der Zeit ging deshalb für solche und ähnliche Themen „verloren“, die richtigerweise für die strategische und operative Ausrichtung und Weiterentwicklung des Unternehmens notwendig wäre. Auch waren teilweise Vereinbarungen mit Mitarbeitern konträr zu den Anforderungen des Unternehmens.

In einem ersten Schritt führte ich Interviews mit der Geschäftsführung und allen Führungskräften und dann mit Mitarbeitern unterschiedlichster Bereiche. Dies beinhaltete auch die Gespräche mit allen Mitarbeiterinnen, bei denen HR-Aufgaben angesiedelt waren, wie z.B. Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement, Zeiterfassung und Abrechnung.

Daraus ergaben sich einerseits diverse Personalteilprojekte, als auch die Vorstellung, eine Vollzeitkraft für HR einzustellen und darauf basierend die vielfältige Ansiedlung von HR-Aufgaben bei dieser Person zu konzentrieren.

Auf Basis dieser Themensammlung erstellte ich einen Projektplan, der alle Themen mit den jeweiligen Details umfasste. In regelmäßigen Rücksprachen mit der Geschäftsleitung erfolgte die erste Vorstellung und Zustimmung, sowie die regelmäßige Abstimmung über den Stand und deren weiteren Entwicklung.

Zusätzlich hat sich, neben einer bereits laufenden ERP-Einführung, die Erfordernis eines neuen Zeitwirtschaftssystems ergeben. Dadurch wurde die Entscheidung zur Einführung einer kompletten HR-Software (mit Recruiting, On-/Off-Boarding, Personalentwicklung, Dokumenten-Management, Zeitwirtschaft und Reisekosten) initiiert und getroffen. Nach Aufstellung eines Projektteams und eines Pflichtenheftes begannen wir das Projekt und schlossen dies mit der Auftragsvergabe nach 3 Monaten in einem 1. Schritt ab.

Eine wesentliche Voraussetzung für das erfolgreiche Gelingen dieses Projektes war die Bereitschaft aller Verantwortlichen – beginnend von der Geschäftsleitung über die Führungskräfte und der gesamten Belegschaft – und die Notwendigkeit diese Veränderung zu erkennen, zu wollen und uneingeschränkt mitzutragen.

Durch die Etablierung einer HR-Funktion wird der Geschäftsleitung zusätzlich notwendiger Freiraum geschaffen, der für die Weiterentwicklung und Ausrichtung des Unternehmens erforderlich ist.

Der Aufbau und die Weiterentwicklung einer Personalabteilung sind ein fortlaufender Prozess, der besonderes Engagement, Kreativität und Anpassungsfähigkeit erfordert. Durch die Fokussierung auf die strategische Ausrichtung auf die Unternehmensziele unter Einbeziehung der Bedürfnisse der Mitarbeiter kann HR einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten. Dies hat sich in eindeutiger Weise in meinem Projekt bestätigt und unterstreicht damit auch alle wissenschaftlichen Aussagen zur Wichtigkeit der Personal-Funktion im Unternehmen.

Die Besetzung der Position mit einer äußerst erfahrenen und mit viel Knowhow versehenen Personalleiterin hat zusätzlich zu einer sehr erfolgreichen Implementierung eines professionellen HR in diesem Unternehmen beigetragen.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass die konstruktive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und allen Abteilungen ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen dieses Projektes war. An dieser Stelle danke ich allen Mitwirkenden in dieser Organisation.