So gelingt erfolgreiches Onboarding

Das Onboarding umfasst jegliche Maßnahmen, die dazu dienen den neuen Mitarbeiter*innen ins Unternehmen zu integrieren. Es geht also um mehr, als bloß darum einen Schreibtisch, einen Laptop und ein Handy bereitzustellen. Es geht darum, erfolgreich durch den komplexen Prozess der Integration zu führen – und zwar auf fachlicher, sozialer und werteorientierter Ebene. Denn um in seiner Rolle erfolgreich zu sein und ein wertvoller Teil des Unternehmens zu werden, muss der*die Mitarbeiter*in sowohl die fachlichen Kompetenzen aufweisen, als auch die Organisationskultur und das Team verstehen.

Großes Verbesserungspotential beim Onboarding

Laut einer Umfrage von haufe.de waren im Jahr 2019 77% von 354 befragten HR-Expert*innen der Meinung, dass bei der Onbording-Gestaltung viel Luft nach oben ist – allerdings haben 90% der Befragten kein eigenes Budget dafür. Wie ist es also möglich, das Onboarding mit überschaubaren finanziellen Mitteln zielgerichtet zu gestalten? Ohne die Unterstützung von hilfreichen (und oft kostspieligen) IT-Lösungen, besinnen wir uns auf folgende Offline-Klassiker, die ebenso einen starken Mehrwert für neue Mitarbeiter*innen schaffen können.

Onboarding erfolgreich vorbereiten

Nach der Vertragsunterschrift muss man in der Regel noch ein paar Monate Kündigungsfrist abwarten, bevor sich die Mannschaft tatsächlich vergrößert. Laut haufe.de eine heiße Phase, denn die Mitarbeiterfluktuation beginnt häufig noch vor dem ersten Arbeitstag: 28 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter*innen kündigen ihr jüngst eingegangenes Arbeitsverhältnis noch bevor sie überhaupt zum ersten Mal zur Arbeit erscheinen!

Es ist daher essenziell, bereitsvor dem geplanten Arbeitsantritt mit dem zukünftigen Team-Mitglied in Kontakt zu bleiben. Die Begleitung der Mitarbeiter*innen in dieser Vorab-Phase reduziert die oft aus der neuen Situation resultierende Unsicherheit und bindet sie gleichzeitig emotional an das Unternehmen. Möglicherweise beschäftigen den*die künftige*n Mitarbeiter*in noch offene Fragen, eventuell wird Unterstützung beim Umzug bzw. der Wohnungssuche benötigt oder aber das neue Teammitglied möchte die Kolleg*innen, Vorgesetzten und Arbeitsinhalte bereits vor dem ersten Arbeitstag kennenlernen. Daher unser Tipp:

• Schaffen Sie Möglichkeiten an ausgewählten Meetings bzw. Firmen-Events bereits vorab teilzunehmen.
• Bieten Sie Ihren künftigen Mitarbeiter*innen Ihre Hilfe und Unterstützung bei organisatorischen Angelegenheiten proaktiv an.

Onboarding ab dem ersten Arbeitstag

Wenn neue Mitarbeiter*innen ins Team kommen, kennen sie weder die Mannschaft, noch die internen Routineabläufe. Daher geht es in der Eingangsphase primär darum, die Neuankömmlinge mit der Umgebung vertraut zu machen, die Kolleg*innen vorzustellen, Zuständigkeiten abzuklären und die benötigte Infrastruktur (Handy, Laptop, Software, Zutrittskarte, usw.) bereitzustellen.

Genauso wichtig ist es allerdings auch den neuen Team-Mitgliedern eine Orientierung im Arbeitsalltag zu geben. Das beginnt beim Erfassen der Arbeitszeit und geht über die Abläufe der Urlaubsbeantragung über allgemein gültige Informationen wie Meeting- und Pausenkultur bis hin zur Wegbeschreibung zur Kantine. Für viele Unternehmen klingen diese Themen trivial und werden daher oft nicht ernsthaft berücksichtigt, was zur Folge hat, dass etwa 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter*innen bereits am ersten Tag an Kündigung denken.

Unsere Tipps für erfolgreiches Onboarding ab dem ersten Tag:

• Führen Sie ein Buddy-System ein! Der Buddy kann Ihre*n neue*n Mitarbeiter*in begleiten und jegliche Fragen zum Arbeitsalltag aus der Team-Perspektive beantworten. Überlegen Sie sich aber gut, wer diese Funktion am besten übernimmt. Diese Person wird in den ersten Wochen das Gesicht Ihres Unternehmens sein.
• Geben Sie dem*der neuen Mitarbeiter*in die Chance sich innerhalb des Unternehmens selbst vorzustellen. Das kann z.B. in einem Team-Meeting in Form einer kurzen Präsentation erfolgen. Lassen Sie den*die Mitarbeiter*in dabei am besten komplett frei entscheiden, wie er diese Präsentation durchführen möchte. Sie werden erstaunt sein, wie sich die individuelle Persönlichkeit in dieser Aufgabe widerspiegelt. Damit zeigen Sie nicht nur Wertschätzung und Interesse, sondern ersparen es dem neuen Team-Mitglied außerdem sich bei allen Kolleg*innen separat vorzustellen.

Mehr Erfolg dank maßgeschneidertem Onboarding

Die ersten zwei Wochen im neuen Job dienen der Orientierungsphase. Hier liegt der Fokus darauf die fachliche und auch organisatorische Komponente der neuen Aufgaben kennenzulernen. Ein maßgeschneidertes Onboarding ist hier enorm wichtig. Je nachdem welche Aufgaben der*die neue Mitarbeiter*in übernimmt und welchen Erfahrungsschatz er mitbringt, muss die Einschulungsphase den Vorkenntnissen entsprechend angepasst und in den Kontext der Gesamtorganisation gesetzt werden. Nur dann wird der*die neue Mitarbeiter*in das Unternehmen wirklich verstehen und sich von Beginn an wohl und sicher fühlen können.

Die folgenden Fragestellungen können Ihnen dabei helfen, die richtigen Onboarding-Schritte zu setzen:

• Wofür steht unsere Marke?
• Wie ist unser Geschäft aufgebaut? Welche Geschäftsfelder/Business Units/Sparten usw. haben wir und wie teilen sich die Aufgaben auf? Wie harmonieren diese miteinander?
• Welche Vision haben wir? Wo geht unsere strategische Reise hin?
• Wer zählt zu unseren Kunden, wer zum Wettbewerb?
• Was unterscheidet uns am Markt, was ist unser USP?

Feedback- und Integrationsphase im Onboarding-Prozess

In den ersten beiden Monaten ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter*innen Aufgaben selbständig übernehmen und die Initiative ergreifen können – allerdings nicht nach dem Motto „selbst & ständig“. Schließlich sollen die Neuen aus dem selbständigen Arbeiten lernen, sich aber nicht alleine gelassen fühlen. Dabei sollte man behutsam vorgehen und genau beobachten, damit man einer möglichen Überforderung rechtzeitig vorbeugen kann. Regelmäßige Meetings, kurze Stand-ups sowie Feedback-Gespräche fördern den Austausch und sorgen für Sicherheit.

Gegenseitige Feedback-Runden mit neuen Mitarbeiter*innen sorgen zudem dafür, dass sich Onbording-Prozesse positiv weiterentwickeln können. Ein hohes Maß an Offenheit für Anpassungen ist dabei allerdings notwendig, denn Onboarding-Prozesse lassen sich nicht standardisieren. Schließlich unterliegen Menschen und Arbeitswelten einem ständigen Wandel. So ändern sich nicht nur Umstände, sondern auch Technologien und handelnde Personen. Daher muss das Onboarding ein dynamischer Prozess bleiben, der von einem Verantwortlichen fortwährend betreut, strukturiert und verbessert wird. Damit das Onboarding nicht einfach nebenbei passiert!

Das Gegenteil vom Onboarding ist übrigens das Outplacement. HIER finden Sie unsere Dienstleitungen zum Thema Trennungsmanagement.